Dicas para ter mais organização e planejamento no escritório
Com tantas tarefas para realizar no dia a dia do trabalho, pode parecer supérfluo pensar em manter seu escritório organizado e com planejamento. Mas, na verdade, essas atividades deveriam anteceder todas as outras, pois garantem muito mais produtividade ao seu trabalho.
Veja neste post algumas dicas para manter seu escritório mais organizado e com mais planejamento:
Retire tudo das mesas
Papéis, lembrancinhas, embalagens, post its usados… Desde que o mundo é mundo, tudo isso vai se acumulando nas mesas do escritório, deixando o ambiente com o aspecto bagunçado. Uma forma de resolver isso é retirando tudo das mesas, separando os itens entre necessários e desnecessários e jogando no lixo, doando ou guardando o que for dispensável.
Você verá como seu escritório ficará com uma cara bem mais organizada imediatamente, tornando mais fácil focar no que interessa – o trabalho a ser feito!
Use menos papel
No passo anterior você organizou as mesas e deixou sobre elas só o necessário. Mas continue usando papel para imprimir tudo, pegando aqueles panfletos na rua na hora do almoço e guardando diversos cartões de visita e você verá a bagunça retornar em poucos dias.
Sendo assim, só fazendo uma mudança de hábitos para resolver. E diminuir seu uso de papel, além de mais ecologicamente amigável, ajudará muito. Que tal recusar aquele panfletinho na rua? E por que não aproveitar a época digital em que vivemos para guardar no computador os documentos e outros arquivos que não precisam de cópia impressa?
Assim, você mantém seu escritório organizado mais facilmente e ainda ajuda o planeta!
Faça planejamentos
Saindo um pouco do espaço físico do escritório e indo para o plano das ideias, você já pensou em organizar as atividades do escritório em um cronograma maior e depois ir entrando em detalhes?
Muitas empresas fazem um planejamento para o trimestre, por exemplo. Mas que tal dividir esse plano maior em metas mensais, semanais e até diárias? Dessa forma, fica muito mais fácil acompanhar tudo, assim como dividir as tarefas maiores em pedacinhos.
Digamos que até o final do trimestre o escritório precisa ter desenvolvido um plano de Marketing Digital: pensando com antecedência, é possível planejar coisa por coisa, criar contas nas redes sociais, assinar uma ferramenta de envio de email, criar conteúdos e por aí vai. Sem planejamento, por outro lado, é provável que tudo seja feito às pressas, na véspera e sem qualidade, pois não se tinha a dimensão do tamanho real da tarefa.
Ferramentas gratuitas como o Trello ajudam bastante tanto a criar esse planejamento quanto a acompanhá-lo.
Crie hábitos
Ok, seu escritório está organizando e você planejou tudo o que precisa fazer. Mas nada disso vai durar se você não tornar essas atividades um hábito, o que só acontecerá com esforço e prática! É como escovar os dentes. Quando criança, você precisou aprender, mas agora já faz de forma quase automática todos os dias, certo?
Procurando um escritório novo?
Agora você já sabe como manter seu escritório bem organizado e com as atividades bem planejadas, mas talvez esteja procurando um novo escritório para tornar a empresa ainda mais atrativa e funcional.
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